Een nieuw jaar, een nieuw ‘meetingseizoen’ is geopend! Zelf ben ik er een koele minnares van, maar toch blijft de vergadercultuur soms hardnekkig ingebakken. Onderzoek komt nochtans keer op keer tot dezelfde conclusie: wil je een hogere productiviteit, minder stress en meer werkplezier? Snoei dan in de vergadertijd en laat medewerkers baas worden over hun agenda. Enkele simpele vuistregels volstaan al.
Samen sterker? Niet altijd.
Neem je eigen weekagenda er eens bij. Op hoeveel meetings in een week had je een echte inbreng? Was je aanwezigheid écht vereist? Was een briefing achteraf of een stukje meevolgen misschien voldoende geweest? Welke meetings had je best kunnen verdelen tussen collega’s? Feit is dat we nog altijd nodeloos veel tijd en energie verliezen door om de haverklap te gaan ‘samenzitten’. Volgens een studie uit 2012 trad er bij deelnemers die in kleine groepen een probleem moesten oplossen een individuele IQ-daling op van ongeveer 15 procent. De productiviteit steeg dan weer met meer dan 70 procent wanneer vergaderingen met 40 procent werden verminderd. Logisch: minder vergaderen betekent meer tijd om dingen gedaan te krijgen.
Hoe meer meetings, hoe meer aanzien?
De agenda’s van leindinggevenden worden vaak volgeknald met meetings, aaneengerijgd zonder pauzes. Plas-en lunchpauzes zijn blijkbaar voor losers. Als flinke soldaten denken vele leidingegevencen dat je eigen tijd en welzijn opgeven voor vergaderingen, het beste is voor het bedrijf. Maar staan niet direct stil bij de kost voor de organisatie en de druk op de focus en welzijn bij medewerkters die dit met zich meebrengt.
Rijg de meetings niet aan elkaar
Een ander onderzoek uit 2018 wees uit dat vergaderingen die niet op tijd beginnen een derde minder effectief zijn dan vergaderingen die dat wel doen (kan jij je de laatste keer herinneren twee meetings na elkaar op tijd startten?). Is het toch zo’n dag met de ene meeting na de andere? Plan dan maximaal 50 min in per vergadering. (Maak tijd in je agenda voor pauzes)
Win een kwartier per uur
Meetings duren standaard een uur, of zijn vaak veelvouden van 30 min. De meeste agenda’s werken standaard met blokken van 1 of half uur. Probeer eens een meeting in te plannen van 45 minuten én je daar strikt aan te houden. Je zal verbaasd zijn over hoeveel tijd er op een dag of week vrijkomt voor andere – en leukere – zaken!
Vergaderen is geen communicatietool
In bedrijven waar weinig vergaderd wordt, verbetert de communicatie, samenwerking en betrokkenheid. Wat blijkt? Hoe minder er wordt vergaderd, hoe meer medewerkers rechtstreeks met elkaar spreken of zelf projectdocumenten gaan bekijken. Efficiënt vergaderen doe je ook niet met een massa mensen. Verdeel dus meetings onder collega’s en brief elkaar erna via e-mail of korte round-up.
Baas over je agenda
Uiteraard moet er af en toe rond de tafel gezeten worden. Vergaderingen lukraak elimineren zal de productiviteit, betrokkenheid, werktevredenheid en samenwerking niet doen verbeteren. Maar doordacht knippen in de vergadertijd stelt werknemers wél in staat om hun werk zelf te organiseren en af te handelen. Dat soort vrijheid en vertrouwen leidt ontegensprekelijk tot meer werktevredenheid en minder stress. En dan komen de betere prestaties vanzelf.
